タスク管理の方法に迷ったら?手軽にできるアナログ方法がおすすめ!

先日長男(小6)の参観日がありました。

スケジュールはいっぱいいっぱいでしたが、仕事をやりくりして駆けつけました。

教室の外からそっとのぞいて私を見つけた瞬間の、とても嬉しそうな笑顔。

迷いましたが、優先順位を上げて予定をやりくして。 行って良かったなあ、、、と、しみじみ思いました(#^^#)

(※これは数年前の子どもたちの写真です)

日々、やろうと思うことは沢山あるけど、全部はできません。

おまけに、入ってくる情報だって溢れかえっているし、ホントかウソか、はっきりしないものも沢山ありますしね。

 

 

物も情報もやらなくてはならない事も、あふれるほどある現代。

大切なのは、沢山の事をスキマなく詰め込むことではなくて、

 

・優先順位の高いことを絞り込んで確実にやる。

・サイアク切り捨てて構わない=やらないでいい

 

これを決める事なんだなと感じます。そこで今回は、この手順についてご紹介したいと思います。

タスク管理のおすすめのアナログな方法

優先順位をつけるためには「全部出してみること」が必要です。

そこで、私が最近やっている方法(トヨタ式)をご紹介します(#^^#)

1)用意するもの

・B7~ハガキサイズくらいの紙(12.5cm×9cm程度)

私はダイソーのメモ帳を使っています。コスパ良し(笑)

・緑と青のペン

・タイマー

2)緑色で線を引きます

横に7行、タテに4列。これで、7×4=28マスができます。

3)1番左の列に、自分が持っている役割を書き入れます

私は、「自分」「トリノメライフの事」「妻」「母」「友人」「娘」「町内会役員」という7種類の役割があるので7段にしています。

※ちなみに、本来のトヨタ式は4段です。私は7種類ですが、環境や状況で変化しますから、ここはご自身の状況に合わせて設定してみてくださいね。

この時、役割を上から順に書き込んでいきますが、何となく書き込まないこと。

自分が大切だと思う役割から書きます。そして、必ず「自分」を1番上にするのがポイントです。

 

 

4)青色で役割ごとにタスクをマスの中に書き入れます

 

この時の時間は『2分以内』

ココは時間をかけてダラダラやっても仕方ないので、タイマーを使って測りましょう。

5)最も重要だと思うことに、◯をつけます。最大3つまで。

6)今日中に絶対やることに、△をつけます。最大で3つまで。

 

 

7)やらずに放って置くとまずい事に、□をつけます。最大で3つまで。

8)この印がついたものから順に、1、2・・・と、番号を振っていきましょう。

印が重なっていたらそれを優先的に。

トップ3が今日確実にできればOK.

逆にソレ以外は、最悪できなくても構わないと割り切ります。

 

「いやいや!印がついたやつは全部できないと困るぜ!」

っていう時は、そこまでが確実にやるラインとして下さい。がんばって(笑)

 

この次に、ウィークリーの時間軸に落とし込んで行って実行!となります。

 

100円ショップで買えるアレが便利!

時間を測るタイマーは、スマホや携帯にもついていますが、

  1)画面ロック解除

  2)アプリを探す

  3)アプリを起動

  4)タイマー設定

  5)タイマー開始

という手間が気になったので、

  1)タイマー設定

  2)タイマー開始

と、ツーステップで済むキッチンタイマーを買ってしまいました。

ストレスフリー(笑)100円ショップで買えますのでね(#^^#)

 

まとめ

  • 書き出し
  • 優先順位をつける
  • 手帳の時間軸に落としこむ
  • 時間を区切るために手軽なキッチンタイマーがおすすめ♪

優先順位をつけること、つまり「自分にとって大切なこと」「いざとなったら切り捨てられること」

この二点を明確にすることは、様々な選択の場面で求められてきます。

 

物を片づけて捨てる時、人間関係、お金の使い方、住む場所を選ぶ時、新しいものを買う時などなど。

タスク管理は、そのための筋トレにもなるので、ぜひ、そういう視点で取り組んでみてくださいね(*^^*)

 

 

参考書籍:トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術
浅田すぐる著 サンマーク出版

 

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