タスク管理の方法に迷ったら?手軽にできるアナログなトヨタ式がおすすめ!

先日長男(小6)の参観日がありました。

ぶっちゃけ、スケジュールはいっぱいいっぱいでしたが(滝汗)仕事をやりくりして駆けつけました。

教室の外からそっとのぞきましたが、私を見つけた瞬間、とても嬉しそうな笑顔。

迷いましたが、優先順位を上げて、予定をやりくして。 行って良かったなあ、、、と、しみじみ思いました(#^^#)

(※これは数年前の子どもたちの写真です)

今の時代に1番重要なことは

こんにちは。夏夕(かゆう)です。

 

日々、やろうと思うことは沢山あるけど、全部はできません。おまけに、入ってくる情報だって溢れかえっているし、ホントかウソか、はっきりしないものも沢山ありますしね。

山積みの落花生

物も情報もやらなくてはならない事も、あふれるほどある現代。優先順位をつけて、

 

思い切ってやらないことを決める能力

 

が、実は一番重要なんじゃないかと感じます。

タスク管理のおすすめのアナログな方法

優先順位をつけるためには、まず、

 

・何があるのか把握すること。

・そのために『全部出してみる事』

 

が、必要です。

そこで、私が最近やっている方法(トヨタ式)をご紹介します(#^^#)

1)紙を1枚用意します。

付箋

サイズはB5とかA5。あまり大きすぎない方がいいですね。私は手帳と使うので、7センチ×9.5センチの付箋を使っています。

2)緑色のペンで、ヨコ5段×タテ4列合計20個のマスを作ります。

付箋2

私は、「自分」「母」「妻」「娘」「友人」という5種類の役割を決めているので、5段にしています。本来のトヨタ式は4段なので、そこはご自身の状況に合わせて設定してみてくださいね。

 

3)青色のペンでやることを書き出します。

付箋3

この時の時間は『2分以内』

4)赤色のペンで、最も重要だと思うことに『〇印』をつけます。最大で3個

 

5)赤色のペンで、今日しないといけないことに『△印』をつけます。最大で3個

 

6)赤色のペンで、放っておくとまずいことに『□印』をつけます。最大で3個

 

〇、△、□が重なっていることが、最優先でやらないといけないこと。

これを、手帳の時間軸に書きこみます。

最優先するべきことがパッと見てわかるようになって、予定に組み込む事ができるようになります。

とは言っても、どの位の時間で終わるか?という予想が外れる事もあるので、予定と実績を見直しはするんですけどね(^_^;)

これをやってみて気が付いたメリット。

 

『マスの数と、書く時間を決める事で、書き出しに時間をかけなくてすむ。』

 

書き出しや優先順位をつけることって、言うなれば準備体操。

でも、ここで、書き方をあれこれ迷ったり、思いつく限り、いくつも書き出すような事をやってしまうと、行動をする時間がなくなってしまいます。

テキパキとスピードアップするためには、フォーマットと時間が決まっていた方がいいので、そういう意味でもメリットが大きいですね。

100円ショップで買えるアレが便利!

時間を測るタイマーは、スマホや携帯にもついていますが、

  • 画面ロック解除
  • アプリを探す
  • アプリを起動
  • タイマー設定
  • タイマー開始

という手間が気になったので、

  • タイマー設定
  • タイマー開始

の2ステップですむキッチンタイマーを手帳用に買っちゃいました。

ストレスフリー(笑)100円ショップで買えますのでね(#^^#)

 

まとめ

  • 書き出し
  • 優先順位をつける
  • 手帳の時間軸に落としこむ
  • 時間を区切るために手軽なキッチンタイマーがおすすめ♪

 

タイマーを併用することでだんだん早くなってきます。手帳に書き込むことで、この仕事はこれくらい時間がかかるなあと時間の見積もりもできるようになってきます。

見て時間をとらえる私には、やっぱりバーチカルは必須(#^^#)

よかったら参考になさってみてくださいね♪

参考書籍:トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術
浅田すぐる著 サンマーク出版

 

【日曜日始まりバーチカルの手帳作ってます】

巷であまり見かけない
『日曜日始まり・7日間均等割バーチカル』
の手帳を手作りしています。

仕様やご注文など詳しいことはコチラからどうぞ(*^^*)

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください