手帳のメモページと付箋で時間管理・タスク管理のマトリックスを作ってみた

 

こんにちは。夏夕(かゆう)です。

日々でてくる、「やらないといけないこと」「やりたいこと」

思いついた端からやってたら、「あれ、肝心なことが終わってない・・・」みたいなことによくなります(^^;

 

だからこんな時は、一つ一つについて見直してみるんです。

  • これって今やるべき?
  • 本当にやりたいことだっけ?

私は手帳のメモページを使っています。

まず、十字に線をいれます。

  1. 左右に緊急・緊急でない
  2. 上下に重要・重要でないと説明をつけます。

 

(ちなみに、これは私が作っている手帳のメモページを使っています。)

関連記事>>オリジナル手帳のご案内

 

次に、やりたい事・やらないといけない事を付箋に書き出します。

付箋は100円ショップのもので十分。フィルムタイプならはがれにくいというメリットもあります。

created by Rinker
3M(スリーエム)
¥372 (2018/11/20 14:30:28時点 Amazon調べ-詳細)
created by Rinker
カンミ堂
¥491 (2018/11/20 14:30:29時点 Amazon調べ-詳細)

4つのゾーンどれに当てはまるか分けます

1)緊急で、重要な事 の例

  • 事故や災害の対応
  • 切羽詰まった問題
  • 締め切りの迫った仕事や提出物
  • クレーム対応

 

2)緊急じゃないけど重要な事 の例

  • 物事に対する準備
  • 事故・災害・病気などについての予防
  • これから始めることの計画
  • 人間関係作り
  • 自分自身の方向性やあり方の見直し

3)緊急だけど、重要じゃない事 の例

  • なくてもいい報告で作業を中断する
  • 意味のない会話を始める、またはつきあう
  • 今でなくてもいい電話やメールに対応する

 

4)緊急でも重要でもない事 の例

  • 見せかけの仕事
  • 無意味な電話やメール
  • 時間を無駄使いするような休憩
  • インターネットの見過ぎ(FacebookやTwitterをダラダラ見るとかも)
  • 逃げるための行為

大体内容はこんな感じ。

予定として組む

『緊急じゃないけど重要な事』

このゾーンに入ったものを中心に、プラスアルファ緊急で重要なものと合わせて、ウィークリーで予定として組んでいきます。

 

関連記事>>手帳のマンスリーとウィークリーの活用法 週に一度これをやって効率アップ!

 

・・・とはいっても、なかなかすぐにはそう出来ないのが人じゃないかなと、私は思います(^^;

ぜーんぶ大事なことに思えて、緊急で重要なグループがあふれる・・・なんてこともよくあります。

 

溢れたら詰めすぎなので、翌週に一時的に持ち越してみたりして、クールダウンしてみるとイイですよ♪

ちょっと寝かせると不思議なもので、やりたい事、やらないといけない事にも変化がでてきます。

 

まとめ 緊急じゃないけど重要なことを実行するためのきっかけ作り

 

まとめ

  • 十字の線を引いてマトリクスを作る
  • やることを付箋に書き出してみる
  • 書き出した付箋を当てはまるゾーンに貼っていく
  • 『緊急じゃないけど重要』このゾーンに入ったものをウィークリーでスケジューリング
  • はみ出したら、詰め込みすぎサイン!見直しを!

補足→いつもやってるわけじゃない。

この方法も運用実験中なので、完璧じゃないですが(^^;)

それもだし、毎日これをやっているわけではありません。

色んな事が重なって、自分の中で処理ができなくなった時。

こういう時に整理するために使う方法です。

 

ちなみに7つの習慣ってご存知ですか?

created by Rinker
キング・ベアー出版
¥2,376 (2018/11/20 14:30:29時点 Amazon調べ-詳細)

私が手帳を使うきっかけになった本でもあって、その考えは奥がとっても深くて学び続けています。

そんな7つの習慣の中でも有名なのが、この

「緊急じゃないけど、重要なことを最優先する」

なんですよね。

ついつい後回しにしがちな事が、実は人生をよりよく改善するのに絶対に必要という考え方です

7つの習慣オンライン

 

7つの習慣の生みの親である、フランクリン・コヴィー博士は、生前

博士は、ご自身でもちゃんと『7つの習慣』を実行されているんですか?

と、何度も何度も質問される度に、

「努力奮闘中であります。」

と答えられたそうです。日々、改善と努力ですね♪

 

私もちょっとずつですが改善に取り組んでいます。ホント、ささやかだけど(笑)

 

関連記事>>旅行や帰省の準備に活用 忘れ物や失敗防止に便利な持ち物リスト

 

鳥の瞳ライフ無料メールマガジン

鳥の瞳ライフのメルマガを始めました。
ブログやSNSでは書けなかった本音をプラスしてお届けします。

【お届けする主な内容】

☆ブログ更新情報 
☆SNSでは書けなかった本音のつぶやき
☆日曜日始まりバーチカルのオリジナル手帳に関する最新情報

あなたのご登録、お待ちしています(*^^*)

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください